Caso de éxito real
Automatización del procesamiento de facturas
Invoice Flow procesó hasta 2.000 facturas mensuales para una gestoría, manteniendo revisión humana en los casos dudosos.
Descubre cómoHasta 2.000 facturas al mes, listas para revisar e incorporar al sistema de gestión
Una gestoría recibía facturas en PDF, muchas de ellas escaneadas o agrupadas en un mismo archivo, justo antes de los cierres trimestrales de IVA.
Invoice Flow separa los documentos, extrae los datos relevantes, renombra cada PDF y genera un Excel de control. Las facturas que requieren criterio se apartan para una revisión humana.
El problema
En los últimos días de cada trimestre se acumulaban documentos de distintos clientes y formatos. Parte de los PDFs contenía varias facturas, que era necesario separar antes de poder tratarlas.
Después, el equipo debía identificar proveedor, CIF, número y fecha de factura, importes netos y totales; renombrar cada archivo y preparar la información para su programa de gestión.
La urgencia elevaba el riesgo de errores, duplicados o datos incompletos.
La solución: convertir una carpeta de PDFs en información ordenada
Invoice Flow concentra en un flujo las tareas repetitivas de clasificación, lectura, renombrado y consolidación, manteniendo una salida clara para los documentos que necesitan revisión.
Carga de archivos
El equipo añade PDFs individuales o una carpeta completa de documentos recibidos.
Separación y lectura
La aplicación separa los PDFs con varias facturas y extrae los campos necesarios de cada documento.
Renombrado y Excel
Cada PDF se guarda con proveedor y número de factura, mientras se genera el Excel de control.
Revisión de excepciones
Los casos ambiguos se depositan en “facturas a revisar”, sin mezclarse con los documentos correctos.
Qué se entrega
Una carpeta de PDFs individuales y renombrados, un Excel con proveedor, CIF, fecha, número, importe neto e importe total, y una carpeta específica para las facturas pendientes de revisión.
Por qué la revisión humana sigue siendo clave
El objetivo no es forzar una decisión automática cuando el documento no ofrece suficiente confianza. El sistema separa esos casos para que el equipo dedique su tiempo al criterio, no a repetir tareas.
Procesar carpetas completas
Evita que el equipo tenga que preparar los archivos uno por uno en los momentos de máxima presión.
No mezclar certeza y duda
La carpeta de revisión reduce el riesgo de incorporar datos incompletos o erróneos al sistema de gestión.
Crear un Excel de control
Permite comprobar los datos antes de importarlos y mantiene la trazabilidad del trabajo realizado.
Preguntas frecuentes
¿Invoice Flow procesa PDFs con varias facturas?
Sí. El flujo identifica los documentos que incluyen varias facturas escaneadas, los separa y trata cada factura de forma individual.
¿Qué ocurre cuando una factura no se puede interpretar con seguridad?
Se deja en una carpeta de facturas a revisar. Así el equipo decide el caso sin perder tiempo buscando documentos ya procesados.
¿Qué información se incorpora al Excel?
Proveedor, CIF, fecha y número de factura, importe neto e importe total, entre otros campos necesarios para la revisión y carga posterior.
¿Sustituye al programa de gestión de la gestoría?
No. Prepara y ordena la documentación para que el equipo pueda revisarla e incorporarla a su sistema de gestión con mayor consistencia.
Automatiza el cuello de botella antes del próximo cierre
Analizamos cómo llega la documentación, qué datos se necesitan y qué excepciones deben permanecer bajo control humano.
Solicita un diagnóstico